Het is woensdagavond laat en de telefoon gaat. Mijn collega belt me op dat er een spoedklus is binnengekomen en dat we snel moeten gaan schakelen.. daar gaan we dan!
Dit weekend is er Leids Ontzet in de binnenstad van Leiden. Een groot evenement met ruim 250.000 bezoekers binnen de singels van de Sleutelstad. Om ervoor te zorgen dat er geen lange wachtrijen ontstaan bij de horecagelegenheden worden er op 5 locaties door de stad Corona Checks uitgevoerd. Bij een juiste QR-code krijgt de bezoeker een polsbandje die 24 uur geldig is in de binnenstad. Hierdoor zal de doorstroom bij de horecagelegenheden van de ruim 250.000 bezoekers in de stad soepel verlopen. Wat een mega goed idee!
“Maar Leids Ontzet is toch al dit weekend?” Vraag ik nog even ter bevestiging over de telefoon. “Dat klopt!”Wordt er enthousiast geroepen door mijn collega. 5 Locaties, 30 tenten, 300 hekken, 80 man personeel per dag én vooral heel veel polsbandjes! Door middel van een goede samenwerking en een duidelijke communicatie was het mogelijk om dit allemaal binnen 24 uur voor elkaar te krijgen. Tot laat in de avond bedenken we samen met het team wat we allemaal nodig hebben en waar we het vandaan gaan halen… We werken onder hoge druk, maar daar leven we voor! De volgende dag beginnen we gelijk met bouwen..
Om 07:00 staan we met ons team klaar op locatie nummer 1. Ondertussen wordt er nog snel geschakeld met de tentenleverancier die er om 08:00 uur zal zijn. Aangezien elke locatie een hoop spullen nodig heeft om een mooie locatie te kunnen bouwen, verspreiden we ons team over de 5 locaties om alle spullen in ontvangst te nemen.
We begeleiden de chauffeurs van de vrachtwagens langs de grachten in Leiden, springen daarna op de heftruck en lossen de vrachtwagen op een veilig manier. Na het lossen van de materialen rijd de vrachtwagen gelijk door naar de volgende locatie waar mijn collega op hem wacht. Rond 12:00 uur heeft elke locatie de benodigde materialen en is de tentenleverancier al bij de 2e locatie aan het opbouwen! We besluiten de koppen bij elkaar te steken en wat energie op te doen met een lunch. We smeden een plan en gaan locatie na locatie af om alles op tijd klaar te hebben.. Het komt ondertussen met bakken uit de hemel, maar we blijven lachen en doorwerken.
De avond valt en we zijn druk bezig met het opbouwen van de laatste locatie.
Ondertussen wordt er vanuit kantoor nog snel een hotel geregeld voor ons. Daar rijden wij tegen middernacht naar toe, we drinken 1 biertje met het team en smeden het plan voor de volgende dag.
De laatste taken worden nog verdeeld en de personeelsplanning is helemaal rond. Door een goede samenwerking tussen het kantoorteam en de vaste partners hebben we binnen 24 uur 5 locaties op totaal verschillende plekken in de stad gebouwd.
Daarnaast hebben we ook 80 man personeel kunnen regelen in dit tijdsbestek. Morgen gaat het pas echt beginnen, dan gaan we 4 dagen lang,12 uur per dag de complete binnenstad ontzorgen met een hecht team.
Tijdens deze dagen maakt iedere locatie gebruik van een locatiemanager. Deze managers kunnen mij bereiken wanneer er op een locatie problemen ontstaan of wanneer er vragen zijn. Om de communicatie overzichtelijk en strak te houden wordt er gewerkt met portofoons, welke een bereik hebben door heel de stad. Door een strakke communicatie via 5 locatiemanagers en één spin in het web houden we de lijntjes kort, en kunnen we uitdagingen snel oplossen.
Je kan begrijpen dat goede communicatie op een evenement zoals Leids Ontzet cruciaal is. De binnenstad van Leiden is vooral makkelijk te doorkruisen met de fiets. Van locatie naar locatie duurt gemiddeld 10 minuten. Wanneer er op meerdere locaties problemen ontstaan is het dus echt van belang dat de communicatie goed blijft. Zorgen dat er niet door elkaar heen gepraat wordt en sommige dingen via de portofoon direct oplossen helpen bij een strak verloop van het evenement. We moeten ervoor zorgen dat de bezoekers niks merken van de eventuele problemen die ontstaan.
De dagen verlopen door het goede communiceren en het fijne team erg goed. We merken dat het team goed op elkaar in ingespeeld en dat we klaar zijn voor een lange laatste dag. De zondag begint al om 06:00 omdat de bezoekers vroeg de kroeg in gaan op deze laatste dag. Zodra de avond begint te vallen en de meeste bezoekers hun bandje al hebben gekregen, bespreek ik het afbouwplan met alle locatiemanagers. Ik loop elke stap met hun door, zodat de locatie na het evenement veilig en snel wordt afgebouwd.
Tijdens de afbouw ben ik eindverantwoordelijke en zorg ik samen met alle locatiemanagers dat alles op de juiste manier wordt afgebouwd door hun team. Zodra de teams klaar zijn melden ze dat op de telefoon of portofoon en fiets ik samen met mijn collega langs om het te controleren en samen met hun alles na te lopen en te tellen. Pas als alles locaties zijn afgesloten en op elke locatie een nacht beveiliger aanwezig is, gaan ik en mijn team naar het hotel. De volgende dag ronden we de laatste werkzaamheden af en wordt alles opgehaald door de leveranciers.
De weken na het evenement plannen we altijd een evaluatie in. Dit doen we zodat we kunnen kijken naar wat er goed ging en wat er, bij een volgende editie, beter kan. Samen met de klant wikkelen we dit evenement administratief af. Ondertussen zijn we op kantoor alweer druk aan het kijken naar ons volgende uitdagende project.
Davy Laan – Producent Deworrying
Strong Believer Concept Entrance Experts